プロジェクト収支管理とは？効率的なやり方・おすすめツール6選を紹介

プロジェクト単位でビジネスを遂行する企業にとって、プロジェクトごとの収支管理は経営の安定性を左右する重要な作業です。とはいえ、プロジェクト収支管理では管理すべき項目が多岐にわたる上に管理の正確さも問われるため、上記のような課題を抱えている企業も多いことでしょう。

プロジェクト収支管理を利益確保につなげるためには、正しい手順で管理を行うことや、ツールを活用することが重要になります。

本記事では、プロジェクト収支管理の適切な進め方を解説するとともに、ツールを活用して正確に収支管理をするためのポイントを紹介していきます。

プロジェクト収支管理とは

プロジェクト収支管理とは、プロジェクトの収支、すなわち売上と原価を管理することです。具体的には、以下の作業をまとめたものを指します。

プロジェクトの収支管理を適切に行えていれば、トラブルが発生した際も原因を素早く察知し、赤字化を防ぐことが可能です。

▼収支管理のイメージ

例えば「時給1,000円の従業員が10時間作業する」と予測したタスクAがあるとします。するとタスクAの原価（労務費）の予測値は10,000円になり、収支管理によってプロジェクトの期中に原価がこの予測値通りなのか、乖離があるのかを把握できるようになります。原価実績を集計した結果、タスクAの原価が予測値を超えそうであれば、リソースの再配置をしたり他のタスクの工数を圧縮したりといった対策を考えられるのです。

プロジェクト収支管理の目的

プロジェクトの収支管理は、複数のプロジェクトが動いている時に、プロジェクトごとの予算と実績を正確に把握・管理することが大きな目的です。

プロジェクトが赤字になっていないかを把握するとともに、最初に設定した予算を達成して利益を確保することを目指します。

プロジェクトごとに正確な収支管理が行われていれば、経営的なリスクを最小限に抑え、健全な事業運営が可能になるのです。

例えば、システム開発プロジェクトのようなプロジェクト型ビジネスを考えてみましょう。開発工程で予定よりも工数が掛かってしまい、人件費が増大しそうな事態に陥った場合でも、収支管理が適切に行われていれば、早期に問題を察知し、開発手法の見直し、人員配置の最適化などの対策を打つことができます。

プロジェクト収支管理のやり方

まず前提として、プロジェクトの収支管理にはデジタルツールを使用しましょう。収支の計算を正確に行うことが重要となるので、専用のツールを使うのが理想ですが、導入が難しければエクセルなどの表計算ツールを使用します。

専用ツールの使い方や選び方については、「プロジェクト収支管理ツールとは」で後述します。

エクセルで収支管理を行う場合、インターネット上に公開されている無料テンプレートをベースにして自社に合うフォーマットに調整しましょう。

プロジェクト収支管理は、以下の3つのフェーズに分かれます。

それぞれの具体的な内容と実行するときのポイントを見ていきましょう。

1.プロジェクトの収支計画

プロジェクト開始前や立ち上げ期に実施する工程です。過去実績や市場動向などを参考にしながら、プロジェクトの予算を組んでいきます。

原価の予測は、過去の似たようなプロジェクトの工数データを参考にすると正確性が増すでしょう。例えば、ある従業員の「時給」「何人日でどのくらいの業務を遂行できたのか」といった情報がツールに蓄積されていれば、その内容を活用できます。

2.プロジェクト収支の維持管理

プロジェクトがスタートしたら、日々の原価実績をシステムに入力して数値を管理していきます。行うべき作業は、主に以下の2点です。

プロジェクト進行中の収支管理では、毎日の工数実績を正確に把握することが最も重要です。なぜならプロジェクトにおける「原価」の大部分は、プロジェクトに携わる従業員の「労務費」となるからです。単価がいくらの従業員が、どのタスクにどのくらいの時間をかけたのかという情報がわからないと、プロジェクトにおける原価を把握することはできません。

日々の収支実績は、使用した経費や作業にあたった工数を登録することで管理します。この際、なるべく後回しにせずに実績を入力することが望ましいです。

3.収支の改善

収支が悪化したり予測との乖離が生じてきたりした場合は、プロジェクトの収支を改善させるための方策をとります。どのような要素が収支の悪化につながっているかを突き止め、原因を分析して対策を行います。

またプロジェクトの収支情報は、次回のプロジェクト収支管理に活用することもできます。例えば「工程Xにおいて、原価の予測値と大幅に乖離してしまった」というデータがあれば、次回のプロジェクトでは最初から工程Xの原価を多めに見積もっておく、などといった対策ができるようになります。

プロジェクト収支管理で起こりがちな失敗・課題

プロジェクトでより多くの利益を確保するためには、収支の数値を正確に管理することが重要です。とはいえ収支管理を正確に行うのは難しく、以下のような課題を抱えている企業が多いことも事実です。

それぞれの課題の内容を詳しく見ていきましょう。

課題1.リアルタイムでの情報把握ができていない

収支管理において重要なのは、いかにリアルタイムの収支情報を把握するかという点です。毎日の原価実績を把握できていないと「気づいたときにはプロジェクトが赤字になっていた」という事態が起こりうるため、経営上のリスクが大きくなります。

時間が経つほど乖離は大きくなり対処が困難になるため、週次・月次だけではなく「リアルタイム」で情報を把握することが重要になるのです。

以下のような運用を行っていると、適切な分析やスピード感のある改善を行えない可能性があります。

特に工数登録は、後回しにすることで作業の記憶が曖昧になるため正確性が損なわれ、虚偽入力などの危険性も生まれます。

課題2.人や物といったリソースを管理するツールがバラバラで、収支情報を一元管理できていない

収支管理を行っていても、以下のような環境に当てはまる場合、プロジェクトの収支改善が遅れてしまうかもしれません。

このような状況では、プロジェクトの収支状況を正確に把握することが難しくなります。データが散在していると、情報の集計や分析に時間がかかり、迅速な意思決定が妨げられる恐れがあります。また、データの不整合や入力ミスが発生しやすく、収支管理の精度が低下してしまう可能性もあるでしょう。

課題3.工数と勤怠が一致しない

プロジェクト型ビジネスにとって、原価のなかで多くの割合を占めるのは「労務費」です。

労務費を計算するためには、誰がどのプロジェクトにどの程度の時間をかけたのかという「工数」を正確に把握する必要があります。工数がわからないとプロジェクトにかかった人件費を計算できないため、収支情報が信頼性のないものになってしまいます。

本来一日の工数の合計と勤務時間は一致するはずですが、工数と勤怠を別々に管理していると整合性の確認が難しくなってしまうため注意が必要です。

例えば複数プロジェクトを同時進行させている従業員の場合、正確な工数を取得するためには、1分単位で勤務時間を計算し、かつ各プロジェクトに費やした時間を割り当てなければいけません。勤務時間のなかにはプロジェクトに関わらない作業時間もあるため、日々細かな計算を行って工数を入力するのは非常に困難な作業です。

プロジェクト収支管理を成功させるポイント5つ

前章で紹介したプロジェクト収支管理の課題を克服し、プロジェクトを成功に導くためには、次のポイントを押さえることが重要です。

それでは、各ポイントを詳しくみていきます。

1.リスクを事前に洗い出す

プロジェクト収支管理を成功させるためには、プロジェクトの開始前にリスクを徹底的に洗い出しておくことが重要です。

プロジェクトの規模が大きくなればなるほど、潜在的なリスクの数も増加します。これらのリスクが顕在化すると、プロジェクトの進捗に大きな影響を及ぼし、最悪の場合は予算オーバーや大幅な納期遅延を招く恐れがあります。

そのため、プロジェクトに関わるメンバー全員で協力し、考えうるリスクを可能な限り列挙することが求められます。例えば、「必要な人材が確保できない」「外部委託先の納期が遅れる」「仕様変更による手戻りが発生する」といった具体的なリスクを想定し、その影響度と発生確率を評価しておきましょう。

リスクを洗い出した上で、そのリスクを許容できるようなコスト計画を立てておくことが大切です。例えば、仕様変更による手戻りが予想できる場合は、事前にバッファを設けておくような対応が必要になります。

また、こうして洗い出したリスクに対しては、予防策や発生時の対応策をあらかじめ検討しておくことも肝要です。例えば、緊急で人材確保が必要になった場合に備えて、スポットで依頼できる人員を確保しておくなどの対応が考えられます。

万が一リスクが顕在化した場合でも、速やかに適切な対処を行えるよう準備をしておくことで、プロジェクトの収支への影響を最小限に抑えることができるでしょう。

2.コストを正確に見積もる

プロジェクト収支管理において、「コストをできるだけ正確に見積もること」も非常に重要な要素です。

プロジェクトの開始前には、必要な人員・設備・材料などのコストを詳細に積み上げ、総コストを算出する必要があります。この見積もりが甘いと、プロジェクトの途中で予算不足に陥り、品質の低下や納期遅延などの問題を引き起こしかねません。

正確なコスト見積もりを行うためには、まず過去のプロジェクトの実績データを活用することが有効です。類似プロジェクトの工数や材料費などを参考にすることで、より現実的な見積もりが可能になります。

ただし、いかに入念に見積もりを行ったとしても、予期せぬ事態によってコストが増加するリスクは常に存在します。そのため、一定の予備費を確保しておくことも重要です。

プロジェクトの規模や特性に応じて、適切な予備費の割合を設定しておけば、想定外のコスト増加にも柔軟に対応することができるでしょう。

正確なコスト見積もりは、プロジェクト収支管理の土台となる重要なプロセスです。このプロセスにはしっかりと時間を割き、プロジェクトの安定的な遂行と収支バランス維持につなげましょう。

3.収支をリアルタイムで予実管理する

プロジェクト収支管理においては、「予算に対して実績がどうなっているか」をリアルタイムで把握することが非常に重要です。

正確な収支が分かっていると、適切なタイミングで打ち手が講じられます。例えば、プロジェクト型ビジネスの場合、原価の大部分を占める「工数（労務費）」が現状どうなっているのかをリアルタイムに把握することが大切です。

これができておらず、工数をプロジェクトが終わった時点で入力するような運用だと、正確な収支を把握するができず、「実は想定以上に人件費がかかっていた」ということになります。

また、労務費以外にも例えば「サーバー代やソフトウェア費が予想以上にかかってしまった」などの情報が発生時点で把握できれば、それ以外の費用を抑えるなどの軌道修正が可能となります。

この問題に効果的に対処するために、工数などの実績原価をリアルタイムで管理する仕組みを導入することが不可欠です。

具体的には、プロジェクト型ビジネスの場合、まずはプロジェクトごとに個別に管理されている情報を一元化し、誰もがアクセスできる環境を整備することが重要です。

▼チームスピリットのプロジェクト原価管理ツール画面例

上記画像のように複数のプロジェクトを横断して予算原価と実際原価をリアルタイムで確認できれば、予算に対して実際の収支がどういう状態かを常に把握することができます。

同時に、工数などの原価の正確な把握も重要なポイントです。工数入力を面倒に感じる従業員が多い中で、できるだけ簡単かつ正確な工数管理ができるような仕組みづくりも大切となります。

4.こまめに分析・改善策を実行する

プロジェクト収支管理を成功させるためには、予実差異（予算に対して実績がどうなっているのか）を定期的に分析し、改善策を速やかに実行に移すことが重要です。

具体的には、月次や週次といった一定の期間ごとに、計画と実績の乖離を確認し、差異が生じている要因を特定することが求められます。その上で、問題が一時的なものなのか、構造的なものなのかを見極め、適切な対策を講じる必要があります。

改善が必要と判断された場合には、迅速に具体的な施策を立案・実行し、その効果を検証することが肝要です。このPDCAサイクルを高速で回転させることが、プロジェクト収支管理の効果を高めるための鍵となります。

収支データの定期的なモニタリングと、スピーディーな改善策の実行を習慣化することで、プロジェクトの収益性と効率性を継続的に高めていきましょう。

5.プロジェクト収支管理に特化したツールを活用する

ここまで見てきたように、プロジェクト収支管理を成功させるためには、リスクの洗い出し、正確なコスト見積もり、リアルタイムでの予実管理、定期的な分析と改善策の実行が不可欠です。これらのポイントを効果的かつ効率的に実践するためには、プロジェクト収支管理に特化したツールの活用が有効です。

プロジェクト収支管理ツールは、工数ごとの予算の作成や実績の入力、データの分析など、収支管理に関する一連のタスクを一元的に管理することができます。また、リアルタイムでの情報管理や、集計・レポーティング機能により、情報の鮮度と正確性を維持しながら、作業負荷を大幅に軽減することが可能です。

また、プロジェクト収支管理ツールの中には、勤怠管理ツールとの連携が可能な製品もあります。従業員の勤怠情報と工数を紐づけることで、プロジェクトの原価において大きな比重を占める労務費の正確な管理が可能になります。

具体的には、勤怠情報と工数情報を連携できるツールでは、以下のような機能が備わっています。

▼カレンダーアプリを参照しながら工数入力を行うイメージ

▼稼働時間をもとに工数を按分するイメージ

プロジェクト収支管理ツールは、規模や業種を問わず、あらゆる企業で活用できるソリューションです。自社のプロジェクト特性やニーズに合ったツールを選定し、積極的に導入することで、収支管理の高度化と効率化を図っていきましょう。

プロジェクト収支管理ツールとは

プロジェクト収支管理ツールとは、プロジェクトの原価や工数、経費などの情報を一元管理できるシステムを指します。プロジェクト収支管理ツールに搭載されている基本的な機能は、以下の通りです。

※製品によってできること、できないことがあります。

プロジェクト収支管理ツールを使用することで、以下のようなメリットが期待できます。

プロジェクト収支管理にエクセルを使う場合の注意点

前章の最後で述べたように、複雑なプロジェクトの収支管理にはこれに特化したツールの活用が有効です。一方で、予算の関係や、「操作に慣れている人が多いためメンバーに浸透させやすい」といった理由で、エクセルで収支管理を行う必要がある企業もあるでしょう。

確かに、エクセルは手軽に導入できるツールですが、一方で下記のような注意点があることを把握しておかなければなりません。

エクセルを使用する上での最大の注意点は、入力や運用の際にミスが発生しやすい点です。例えば、共有化したエクセルで他の担当者が更新した際にデータが消えてしまうなどのリスクが考えられます。また「予算管理」「原価管理」を別々のファイルで行っている場合、複数のファイルを開きながら転記をする手間がかかり、ミスの要因にもなりえます。

そのため「プロジェクトメンバーが極めて少人数」「プロジェクトが小規模」などの場合を除き、プロジェクト収支管理には専用ツールを活用するのがおすすめです。

次章から、プロジェクト収支管理ツールの選び方を紹介します。

プロジェクト収支管理ツールの選び方

続いて、プロジェクト収支管理ツールの選び方を確認していきましょう。プロジェクト収支管理ツールには様々な種類があり、自社に合ったものを選ぶことで業務効率を改善することができます。

以下4つのポイントで製品を比較して目星をつけ、自社の管理目的に合うものを選びましょう。

導入後に後悔しないためには、導入前の段階でベンダーに相談して詳細な情報を確認することが大切です。

機能（タイプ）

プロジェクト収支管理ツールは大きく以下3つのタイプに分けることができ、タイプによって搭載されている機能の幅が異なります。

「どの作業を重点的に管理したいのか」「業種に合った機能はどれか」といった観点で比較し、自社に合った機能を持つツールを選びましょう。

費用

プロジェクト収支管理ツールの料金は、クラウド（SaaS）型かオンプレミス（インストール）型かで大きく異なります。

クラウド型とはインターネットクラウドのプラットフォームにログインして使用する形態のシステムを指し、現在の主流です。

一方のオンプレミス型は自社のサーバーにインストールして使用するタイプです。導入費用は高額になりますが、高いセキュリティ性を確保できるという利点があります。

クラウド型の場合、費用は導入時にかかる「初期費用」と、毎月請求される「月額費用」で構成されています。機能を追加する場合は、オプション料金やカスタマイズ料金がかかる場合があります。

クラウド型収支管理システムの月額費用相場は、1ユーザーあたり1,000円〜8,000円ほどです。ただし機能数によって費用は大きく異なるため、費用だけで製品を選ぶのはおすすめしません。

基本的に、機能数が充実しているほど製品価格は高くなる傾向にあります。必要な機能のみを過不足なく満たしたツールを選べば、無駄な費用を減らすことができるでしょう。必要に応じて有料のオプション機能を利用することで、無駄なく自社に合った機能を追加できる場合もあります。

操作感

製品によって、操作感や画面のUIは大きく異なります。以下の観点で、自社にとって使いやすいツールを選びましょう。

上記のようなポイントを確認するには、実際にツールを使ってみることが重要です。製品導入の際は必ずデモなどを活用し、実際の操作性を確認しましょう。

またトライアルの際は、様々な部門のメンバーに参加してもらい、意見を聞いた上で決定することをおすすめします。

管理項目・設定

業種によって、管理すべき原価の内訳は異なります。自社の業種に合った原価の科目が過不足なく揃っているかを確認しましょう。

前述のように「勤怠と工数が一致しない」という課題は非常に多くの企業で見られるので、両者を一元管理できるシステムがおすすめです。

管理項目や設定の内容など、システムに関する細かい仕様は製品のベンダーに確認しないとわからないことも多いです。インターネット上の情報だけで製品を決定することは避け、必ずベンダーに直接話を聞いた上で選ぶようにしてください。